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Bisher wurden die Begriffe Daten, Wissen und Information weitgehend unsystematisch und intuitiv gebraucht. Im Folgenden soll etwas näher auf sie eingegangen werden.
Der Begriff Information wird in vielen verschiedenen Disziplinen und Teilgebieten unterschiedlich (wenn überhaupt) definiert. Dabei gibt es eher pragmatische ad hoc Definitionen und Versuche, die Sache eher grundsätzlich anzugehen. Ein Versuch der zweiten Art ist in einem Artikel von R. Losee (1997 [->]) nachzulesen. Er weist zunächst darauf hin, dass Information im Allgemeinen als etwas angesehen wird, das
Praktisch lässt sich das beim Lesen eines Texts veranschaulichen: bei einem Schreibfehler nehmen Lesende an, dass beim Schreiben des Textes das "richtige" Wort gemeint war. Dieser Rückschluss setzt natürlich erhebliche Kentnisse über die Sprache voraus, in der der Text abgefasst ist.
Es ist also nicht so schwierig, ein gegebenes Modell oder eine speziellere Definition auf diese allgemeine Definition zurückzuführen. Es ist aber die Frage, ob aus der allgemeinen Definition nützliche allgemeingültige Folgerungen abgeleitet werden können.
Deshalb ist es häufig sinnvoll eine engere Definition zu wählen. Im folgenden werden Definitionen der drei Begriffe Daten, Wissen und Information gegeben, wie sie bei Fuhr (1997 [->]) zu finden sind. Als Daten werden danach Einträge bezeichnet, deren Typ oder syntaktische Struktur bekannt ist. Das kann z. B. eine Bitfolge sein, die als Liste von Integerzahlen zu interpretieren ist, oder ein Record aus verschiedenen Datentypen. Ist zu den Einträgen eine Semantik gegeben, ist also bekannt, was in einem Eintrag steht, bzw. welche Eigenschaft eines Objektes er repräsentiert, spricht man von Wissen. Stellt die Folge von Integerzahlen z. B. die Anzahl der Zuhörenden verschiedener Vorlesungen dar, handelt es sich im Sinne der Definition um Wissen über diese Anzahlen. In diesem Sinne enthalten Datenbanken Wissen, soweit mit dem Schema der Datenbank die semantische Interpretation der Einträge festgelegt ist. Information wird in dieser Defininition schließlich an eine konkrete Situation gebunden. Sie ist, wie Fuhr Kuhlen (1990 [->]) zitiert "... die Teilmenge von Wissen, die von jemandem in einer konkreten Situation zu Lösung von Problemen benötigt wird." Das heißt, dass Wissen dadurch zu Information wird, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Situation benötigt wird.
Um diese Unterscheidung an einem weiteren Beispiel darzustellen, betrachten wir ein Record, das aus zwei Textstrings der Länge 255 und einer Integerzahl besteht. Bei Einträgen mit einer solchen Recordstruktur sprechen wir von Daten. Wissen wir, dass die ersten beiden Textfelder jedes Records als Namen einer Person zu interpretieren sind und das folgende Zahlenfeld als deren Geburtsdatum, haben wir es mit einer Wissensammlung zu tun. Suchen wir schließlich aus dieser Wissenssammlung das Geburtsdatum einer Person heraus, so ist das Ergebnis im Sinne der obigen Definition eine Information.
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